Geschäftliche E-Mails sicher, unabhängig und professionell
Professionelle, manipulationsgeschützte E-Mail-Archivierung mit automatischer Erfassung, Integritätsnachweis, Volltextsuche und langfristiger Aufbewahrung auf deutschen EU-Servern – kombiniert mit moderner Schweizer Mail-Infrastruktur und persönlicher Betreuung durch adamedia.
Geschäftliche E-Mail ist mehr als nur Kommunikation
Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Vertragsänderungen und wichtige geschäftliche Absprachen werden heute selbstverständlich per E-Mail versendet.
Für Unternehmen und Selbstständige in Deutschland und Österreich können solche Nachrichten und Anhänge gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen.
Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach oder regelmäßige Server-Backups erfüllen diese Anforderungen nicht automatisch. Elektronische Unterlagen müssen während der jeweils geltenden Aufbewahrungsfrist vollständig, lesbar, auffindbar und nachvollziehbar erhalten bleiben.
Geschäftskorrespondenz erhalten
Relevante Nachrichten und Dokumente müssen über die jeweils geltenden Fristen verfügbar und wiederauffindbar bleiben.
Ein Postfach ist noch kein Archiv
In einem normalen Mailkonto können Nachrichten gelöscht oder verändert werden. Ein Backup dient primär der Wiederherstellung – nicht dem langfristigen Integritätsnachweis.
Archivieren ohne Zusatzaufwand
Die Archivierung läuft automatisch im Hintergrund. Mitarbeiter müssen keine E-Mails manuell verschieben, markieren oder sich selbst in BCC setzen.
Ähnliche Anforderungen – unterschiedliche Fristen
Beide Länder verlangen eine ordnungsgemäße Aufbewahrung geschäftlich beziehungsweise steuerlich relevanter Unterlagen. Die konkreten Fristen unterscheiden sich jedoch.
HGB, AO & GoBD
In Deutschland gelten je nach Dokumentart unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.
- Handels- und Geschäftsbriefe: grundsätzlich 6 Jahre
- Buchungsbelege: grundsätzlich 8 Jahre
- bestimmte Bücher, Aufzeichnungen und Abschlüsse: grundsätzlich 10 Jahre
BAO & steuerliche Aufbewahrung
In Österreich gilt für geschäftlich und steuerlich relevante Unterlagen grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren.
Dazu kann auch E-Mailverkehr gehören, wenn er für die steuerliche Beurteilung oder Dokumentation eines Geschäftsvorgangs relevant ist.
Sind Unterlagen für ein noch laufendes Abgabenverfahren relevant, kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein.
Professionell und rechtssicherer aufgestellt
„Revisionssicher“ ist keine pauschale Rechtsgarantie für ein Unternehmen. Gemeint sind technische und organisatorische Eigenschaften, die eine nachvollziehbare und manipulationsgeschützte Langzeitaufbewahrung ermöglichen.
Manipulationsschutz & Integritätsnachweis
Archivierte Nachrichten sollen nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können.
Das eingesetzte Archiv schützt die Integrität gespeicherter Nachrichten technisch, speichert Daten verschlüsselt und protokolliert relevante Vorgänge.
Automatische und unabhängige Erfassung
Die Archivierung erfolgt serverseitig und unabhängig davon, was später im persönlichen E-Mail-Konto passiert.
Bereits archivierte Nachrichten bleiben im Archiv erhalten, auch wenn sie später im aktiven Postfach gelöscht oder verschoben werden.
Spätestens bei einer Prüfung kann das relevant werden
Betriebsprüfung & Nachvollziehbarkeit
Können vorgeschriebene Unterlagen nicht vollständig oder nachvollziehbar vorgelegt werden, kann die Ordnungsmäßigkeit von Buchführung beziehungsweise Aufzeichnungen beanstandet werden.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Finanzverwaltung Besteuerungsgrundlagen schätzen.
Außenprüfung & Nachweispflichten
Auch in Österreich müssen elektronische Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist lesbar und zugänglich bleiben.
Fehlende oder nicht nachvollziehbare Aufzeichnungen können im Rahmen einer abgabenrechtlichen Prüfung problematisch werden und die Beweiskraft der Buchführung beeinträchtigen.
Bestehendes Postfach + professionelles Archiv
Professionelle Archivierung auf deutschen EU-Servern
Sie bleiben bei Ihrem aktuellen Mailanbieter. Wir ergänzen das bestehende System um eine professionelle, automatisierte und manipulationsgeschützte E-Mail-Archivierung.
- automatische serverseitige Archivierung
- E-Mails inklusive Anhängen
- Integritätsnachweis
- zertifizierte Rechenzentren in Deutschland
- verschlüsselte Speicherung
- Volltextsuche
- individuelle Aufbewahrungsrichtlinien
- Import vorhandener Altbestände möglich
Bestehendes Postfach behalten
- 15 GB Archivspeicher pro Benutzer
- Speicher innerhalb des Unternehmens poolbar
- zusätzlicher Speicher jederzeit buchbar
- Einrichtung durch adamedia
- Anbindung an bestehende Mailkonten
- laufende technische Betreuung
- Support durch adamedia
Business E-Mail-Service – das Rundum-sorglos-Paket
Für nur 39 € mehr pro Jahr gegenüber dem reinen Archiv-Service stellen wir Ihre geschäftliche E-Mail gleich vollständig auf eine langfristige Business-Infrastruktur um.
Dauerhaft keine Speicherprobleme
- professionelle Schweizer Mail-Infrastruktur
- unbegrenzter E-Mail-Speicher
- moderne browserbasierte Webmail-Oberfläche
- IMAP, POP und SMTP
- Kalender und Kontakte
- Spam- und Virenschutz
- Migration vorhandener E-Mails
Mailhosting + Archiv + Betreuung
- professionelles Business-Mailhosting
- 15 GB unabhängiger Archivspeicher
- Archivierung in Deutschland
- Entkopplung vom Website-Hosting
- DNS- und Mailserver-Konfiguration
- Einrichtung und Migration
- laufende Administration
- persönlicher Support durch adamedia
Dafür erhalten Sie zusätzlich eine komplette professionelle Business-Mail-Infrastruktur mit unbegrenztem E-Mail-Speicher.
Professionelle E-Mail muss nicht Microsoft 365 oder Google Workspace bedeuten
Aktives Postfach in der Schweiz. Professionelles Archiv in Deutschland.
Für die Business-Mail-Infrastruktur arbeiten wir mit Infomaniak, einem seit mehr als 30 Jahren tätigen Schweizer Technologieanbieter mit eigener Infrastruktur und nachhaltiger Ausrichtung.
Die Archivierung läuft unabhängig davon über REDDOXX auf deutschen EU-Servern.
Damit hängt Ihre geschäftliche Kommunikation nicht zwingend von Microsoft, Google oder einem einzelnen Webhosting-Anbieter ab.
Ein Ansprechpartner statt zusätzlicher Technik
Wir verkaufen Ihnen nicht einfach zwei zusätzliche Cloud-Abos. Unser Service besteht in der vollständigen technischen Betreuung Ihrer E-Mail-Infrastruktur.
Wir analysieren den Bestand
- Postfächer und Benutzer
- Aliase und Funktionsadressen
- Datenbestand
- bestehendes Hosting
Wir übernehmen die Technik
- Benutzer einrichten
- DNS und MX konfigurieren
- E-Mails migrieren
- Archiv anbinden
Wir bleiben Ansprechpartner
- Benutzeränderungen
- Speichererweiterungen
- Unterstützung bei Endgeräten
- technischer Support
Häufige Fragen
Gilt das Angebot für Deutschland und Österreich?
Ist das automatisch „100 % rechtssicher“?
Muss jede geschäftliche E-Mail archiviert werden?
Warum reicht ein Backup nicht?
Was bedeutet „Integritätsnachweis“?
Kann ich mein bisheriges E-Mail-Konto behalten?
Warum empfehlen Sie den Business E-Mail-Service?
Bleibt meine bisherige E-Mail-Adresse erhalten?
Was passiert mit bestehenden E-Mails?
Was passiert, wenn 15 GB Archivspeicher nicht reichen?
Hinweise zu gesetzlichen Aufbewahrungspflichten stellen keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar.
Welche Unterlagen konkret aufzubewahren sind und welche Fristen gelten, hängt vom jeweiligen Land, der Dokumentart und dem individuellen Sachverhalt ab.
Bereit für eine sichere und unabhängige E-Mail-Zukunft?
Wir prüfen Ihre bestehende Infrastruktur und empfehlen die passende Lösung – vom Archiv-Upgrade bis zum vollständig betreuten Business E-Mail-Service.
Noch Zweifel?
Fragen Sie uns gerne!
Wir kümmern uns gerne um eine zeitgemäße Aufstellung Ihrer Email-Infrastruktur – bei nachhaltigen Anbietern und unabhängig von Google und Microsoft!
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